“Tugas dan tanggung jawab seorang sekretaris itu tidak hanya terbatas pada kelancaran administrasi perusahaan. Salah besar, kalau sekretaris hanya dianggap seseorang yang cuma bisa ngangkat telpon dan jadi ‘bemper’ bos, “ tutur Nunik (28), sekretaris di sebuah IT Company.
“Wah, kerja seketaris itu nggak bisa cuma modal cantik dan bisa ngetik di komputer saja. Pada kenyataannya, seorang sekretaris ibarat tangan kanan atasan. Dia yang paling tahu jadwal dan kemauan atasan. Kalau Saya berprinsip justru jadi sekretaris membuka banyak kesempatan untuk belajar langsung dari si bos,” ungkap Lidya (27), sekretaris di sebuah perusahaan retail.
Baik Linda atau Nunik adalah sebagian dari karyawan yang sudah menyadari bahwa menjadi sekretaris itu bukanlah sebuah pekerjaan yang tidak punya orientasi karir yang menjanjikan. Walaupun begitu, tak jarang juga masih ada yang menyesal menjadi seorang sekretaris. Sepertinya : harga mati sekretaris cuma jadi asisten si bos !
Padahal perlu Anda ketahui, bahwa kemajuan perusahaan sangat ditentukan oleh kemampuan untuk memperoleh dan memproses informasi, agar dapat mengambil keputusan yang cepat dan akurat. Nah, disinilah peran utama para sekretaris yang menjadi pendukung utama para pengambil keputusan, harus mampu mencari dan memilih informasi bagi atasannya agar dapat mengambil keputusan secara cepat dan akurat.
Jakarta Consulting Group (JCG) menyarankan seorang sekretaris tidak hanya menguasai elemen-elemen utama dalam pengaturan waktu lowongan kerja tetapi juga mampu menyusun suatu prioritas yang tepat dan disukai. Selain itu, sekretaris harus bisa beradaptasi dengan perkembangan perusahaan. “Jadi bukan tidak mungkin, seorang sekretaris bisa naik posisi ke assistant business development “ujar Siska Gunawan dari JCG.
Pada bagian ini, seorang sekretaris biasanya yang paling tahu klien perusahaan dan atasannya. Ini kesempatan buat Anda dalam membantu sang atasan untuk mengembangkan network (jaringan kerja). Buatlah database klien, yang bisa mempermudah kerja Anda. Pelajari teknik komunikasi yang mempelajari karakter klien yang berbeda-beda. Ini akan memudahkan Anda untuk mengetahui jenis komunikasi apa yang digunakan untuk orang-orang tertentu.
Institute of Company Secretaries of India menekankan pada pengajaran sekretaris yang mampu bertindak dalam situasi yang kompleks. “Seorang sekretaris harus bisa mencari akar permasalahan, karena sebenarnya dia-lah yang paling tahu perjalanan perusahaan.” Nilai lebih sekretaris adalah dia bisa mengambil keputusan dengan fakta, data dan informasi yang didapatnya langsung dari atasan dan bersifat akurat. Berbeda dengan posisi lain, yang justru ‘terbelakang’ dengan permasalah yang dihadapi perusahaan. Anda bisa saja memberikan saran atau alternatif jalan keluar pada atasan, selama Anda tahu fakta permasalahan yang sebenarnya.
Seorang sekretaris sebaiknya harus memahami segala keperluan dan kebutuhan atasannya. Untuk dapat menjalankan peran ini, sekretaris perlu mempelajari kemampuan manajerial yang memadai. Yang perlu dilakukan adalah Anda membuat daftar semua pekerjaan yang akan dilakukan dan mintalah atasan memberikan persetujuan untuk daftar tersebut. Ini untuk menghindari kesalahpahaman dalam penentuan prioritas kerja antara Anda dan atasan.
